Es la primera pregunta de toda reunión y casi nadie la responde por escrito. El resultado es que muchas empresas descartan automatizar porque se imaginan una cifra que no se parece a la real, y otras se llevan un susto porque se imaginaron la contraria.
Vamos a poner números. Son los rangos con los que trabajamos en España para una pyme, y sirven como referencia aunque acabéis contratando a otro.
Los tres tramos de precio
Automatización simple: entre 1.500 € y 4.000 €. Un proceso, dos o tres sistemas conectados, reglas claras. Por ejemplo: cada formulario que entra en la web crea el contacto en el CRM, avisa al comercial correspondiente y envía un correo de confirmación con la información concreta que ha pedido esa persona. Dos o tres semanas de trabajo.
Automatización con criterio: entre 4.000 € y 12.000 €. Aquí entra la parte de inteligencia artificial: el sistema tiene que interpretar algo que no viene estructurado. Clasificar el correo entrante, extraer los datos de una factura en PDF, decidir a qué departamento va cada solicitud. Cuesta más porque hay que entrenar, medir el acierto y montar los mecanismos de supervisión. Entre cuatro y ocho semanas.
Sistema a medida: a partir de 12.000 €. Cuando el proceso es propio de vuestra empresa y no existe producto que lo cubra. Se desarrolla software con su base de datos, sus permisos, su panel y su mantenimiento. A partir de aquí conviene hablar de fases y no de precio cerrado.
Si alguien os da un precio antes de haber visto vuestros procesos, no os está presupuestando: os está vendiendo una plantilla.
Qué encarece un proyecto de verdad
El precio casi nunca lo mueve la tecnología. Lo mueven cuatro cosas, y ninguna aparece en los folletos:
- Sistemas sin API. Software sectorial o heredado con el que hay que hablar por vías indirectas: exportaciones programadas, acceso a base de datos, una capa intermedia. Multiplica el trabajo de integración.
- Datos sucios. Nombres de cliente escritos de cinco formas, campos usados para lo que no eran, duplicados de años. Limpiarlo es parte del proyecto y a veces es la mitad.
- Reglas que nadie ha escrito. «Depende, eso lo sabe Marta.» Cuando el criterio vive en la cabeza de alguien, hay que sacarlo, discutirlo y ponerlo por escrito antes de programarlo. Ese trabajo se factura y merece la pena.
- Excepciones. El proceso normal se automatiza rápido. Los quince casos raros que aparecen tres veces al año son los que consumen las horas.
Cómo calcular si sale a cuenta, en cinco minutos
No hace falta una hoja de cálculo complicada. Con esto basta para saber si merece la pena seguir la conversación:
- Cuenta cuántas veces al día se hace la tarea.
- Cronométrala de verdad, una vez. No la estimes: casi siempre se tarda más de lo que se cree.
- Multiplica por los días laborables del mes y saca las horas mensuales.
- Multiplica esas horas por el coste real por hora de quien la hace, incluyendo cargas sociales.
- Compara ese coste anual con el presupuesto de automatización.
Como regla, si el sistema se paga solo en menos de doce meses, es una buena inversión. Si tarda más de veinticuatro, probablemente estéis automatizando el proceso equivocado: buscad otro antes de descartar la idea.
Y hay un coste que este cálculo no recoge y que suele ser el mayor: los errores. Un pedido mal introducido, una factura que se traspapela, un cliente al que nadie contestó. Esos no se miden en horas, pero se pagan.
Lo que deberíais exigir en cualquier presupuesto
- Que os digan qué proceso concreto se automatiza y qué queda fuera.
- Que haya una medición de partida, para poder comparar después.
- Que el código y la documentación se entreguen, sin dependencias que os aten al proveedor.
- Que esté claro qué pasa cuando el sistema falla y quién se entera.
- Que la formación de vuestro equipo esté incluida y no sea un extra.
Si queréis una referencia para vuestro caso concreto, contadnos qué proceso os está costando más horas y os damos una valoración sin compromiso. Y si os conviene más un producto del mercado que un desarrollo, os lo diremos.